【マネジメントセミナー】プロジェクトを担うリーダーの心得

日時

日時：2024年4月7日17:00-18:30

場所：京橋プラザ区民館、オンライン(下関市立大学)

概要

今回は、元外資系コンサルティング会社で活躍された講師をお招きし、「プロジェクトマネジメントの基礎」について学ぶセミナーを実施しました！

参加したのは、STEM Leadersに所属するリーダー8名。それぞれプロジェクトや事務局を牽引するメンバーたちです。

「プロジェクトマネジメントとは何か」という基本から「プロジェクトが成功する秘訣」までを学びました。

内容

ー ワーク1「通常業務とプロジェクトの違いを考えよう」

まずは、「通常業務とプロジェクトの違い」を考えることからスタート。

「日常的に実施するのが通常業務で、期間が限られているのがプロジェクトかな？」といった意見が飛び交い、参加者たちは頭を悩ませながら議論しました。

ここで登場したのがPMBOK(プロジェクトマネジメント知識体系ガイド)の定義

独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施される有期的な業務

PMBOK ®ガイド第 4 版 (PMI、2008a、p. 434)

ポイントは2つ

1. 目的が「創造」であること　(単なる改善活動はプロジェクトとは言えない)
2. 有期的であること

参加者たちは、自分の活動が「プロジェクト」として定義されるかを再確認。
「アウトプットや期限が明確になっていなかった…」と気づく人もいました。

ー　ワーク2 「プロジェクトの目的と成功基準を設定しよう！」

続いては、自分が担当する「プロジェクトの目的と成功基準」について考えます。

目的は設定できているものの、成功基準を設定できている人は少なく、参加者達は「何を実施したらプロジェクトが完結するか」頭を悩ませながら考えます。

実際のプロジェクト活動では、設定した目的と成功基準をプロジェクトメンバーに共有する必要があります。

講師からは、プロジェクトリーダーとメンバーが同じ認識を持つために、「言語化したものを周知し認識を合わせ、常に見える場所に置いておく」というtipsを学びました！

ー　ワーク３「プロジェクトに関係する全ての人の役割を考えよう！」

1つのプロジェクトには、多くの人が関わっています。

最終的な意思決定をもつプロジェクトオーナー、期限や品質を管理するプロジェクトリーダー、実際に活動をするプロジェクトメンバー、協力企業や外部サポートなど様々なステークホルダーが存在します。

プロジェクトリーダーは、「プロジェクトに関わっている人全員に役割を設定する」ことが重要です。

このワークでは、関係者全員の役割を洗い出し、それぞれに具体的なタスクを割り振る練習をしました。

もし、プロジェクトメンバーから「私は何をすれば良いんでしたっけ？」と質問が来た場合、それはプロジェクトリーダーとして役割を与えることができていないことになります。

プロジェクトリーダーは、メンバーに対し役割やタスクをわかりやすく説明する必要がありますね。

ー ワーク4 「プロジェクトを計画しよう！」

最後のワークでは、「STEM Leadersのメンバーで旅行に行こう！」というお題に挑戦。

このプロジェクトの目的である「より多くのメンバーが参加し、親睦を深めること」を達成するために、プロジェクトリーダーとして何を計画すべきか、皆で議論を交わします。

プロジェクトを計画するために必要な流れは以下の通りです。

1. スコープを定めて、オーナーと握る(やるべき範囲を設定する)
2. WBSなどを活用し、タスクを漏れなく切り出す
3. スケジュールに反映する
4. 計画内容について承認を得る
5. タスクを振る

最後に

今回のセミナーでは、STEM Leadersのリーダーたちがプロジェクトマネジメントの基礎を学びました。

これまでにリーダー・代表経験がある人でも、学生自身がプロジェクトをマネジメントすることは簡単ではありません。

しかしSTEM Leadersでは、今回のようなセミナーを通してマネジメントに関する知識を深め、実際の活動を通じてプロジェクトマネジメントを実践することでスキルを高めていきます。

STEM Leadersでは、一緒に活動する高校生・大学生・大学院生を絶賛募集中です！

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